Mejores programas para hacer cuadrantes de trabajo y turnos rotativos: Guía 2020

La gestión de los horarios de los trabajadores de una compañía es un proceso más complejo de lo que parece.

En aquellas que funcionan con un personal limitado es viable optar por métodos de organización convencionales, pero en aquellas consolidadas o en las grandes empresas es necesario buscar alternativas que faciliten el ahorro de tiempo y esfuerzo.

En estos contextos es donde los programas de cuadrantes de trabajo son de gran utilidad y, sabiendo cuál de todos elegir, pueden ser una gran herramienta para garantizar el orden, la disciplina y la eficiencia.

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Los mejores programas para hacer cuadrantes y horarios de trabajo rotativos

Si has intentado buscar alternativas de este tipo en Internet, seguro que te has abrumado por la oferta de programas que aseguran ser los mejores de su clase.

Ante esta cantidad de opciones, ¿cuál de todas elegir para garantizar un trabajo eficiente? Para que no pierdas más tiempo en ello, a continuación puedes encontrar una lista con revisiones de algunos de los programas con mejor valoración y que se pueden obtener de forma gratuita.

Microsoft Excel

Excel sigue siendo el programa predilecto en el Departamento de Recursos Humanos para gestionar los horarios de los trabajadores. Todo esto gracias a las prácticas plantillas preprogramadas que puedes descargar.

Aunque Excel es una gran herramienta para la gestión de cuadrantes y horarios, lo cierto es que se ajusta mejor a las pymes que a las grandes empresas. Cuando se tiene un número superior de empleados, los programas especializados resultan mucho más cómodos y funcionales.

Pese a ello, al final de esta entrada podrás encontrar un análisis de algunas plantillas de Office que puedes utilizar es caso de que Excel sea tu elección.

PROS

  • Posibilidad de organizar los cuadrantes por semana.
  • Poder realzar algunos elementos para una mejor visualización como recurso nemotécnico (por ejemplo, rellenando algunas celdas específicas con un color).
  • Función de listas desplegadas para simplificar la organización de los nombres o los turnos.
  • Utilizar con frecuencia la opción de búsqueda del programa para encontrar a los trabajadores con mayor facilidad.
  • Usar la opción de añadir comentarios para llevar un control de cualquier eventualidad.

CONTRAS

  • En realidad, no es un programa exclusivo para el fin laboral, por lo que no está especializado.
  • Más susceptible a albergar fallos del usuario.

Descúbrelo aquí mismo:

programa para hacer turnos excel

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Cuadra Turnos

Este cuadrante de turnos cuenta con versiones descargables en las tiendas de aplicaciones de Android y iOS, tanto en versiones gratuitas como de pago. Ha sido programada para gestionar cuadrantes en pequeñas y medianas empresas y no tanto para las compañías con decenas y decenas de trabajadores.

Otro elemento interesante de la aplicación es que permite medir la productividad de cada empleado con solo un clic. De esta manera, el jefe podrá verificar el rendimiento de un trabajador determinado. Por el momento, solo es compatible con smartphones y no se puede descargar una versión para ordenadores.

PROS

  • Posibilidad de guardar los horarios en una imagen o en un archivo PDF.
  • Herramientas de gestión de horas extras y de gestión de turnos.
  • Posibilidad de configurar más de un perfil interno.
  • Contador de horas integrado.
  • Posibilidad de añadir notas adicionales.

CONTRAS

  • No está diseñada para plantillas demasiado amplias.
  • No permite ver la planificación laboral a largo plazo.

Si te ha convencido, ve directamente a su web oficial:

programa cuadra turnos gratis

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Tempus Basic

Programada para las empresas u organizaciones que cuentan con una distribución de horarios compleja en vista de la cantidad de trabajadores activos (industrias, servicios de seguridad de una empresa privada, educación, sanidad y demás).

La aplicación puede ser descargada gratuitamente, aunque también dispone de una versión de pago con herramientas extras y también permite ser descargada en un smartphone o en un ordenador.

Aunque su funcionamiento es muy simple, desde la página web del desarrollador se pueden descargar completos manuales que sirven de guía durante los primeros contactos con el software.

PROS

  • Su entorno gráfico permite acceder a la información con rapidez.
  • Cuenta con un cómputo de horas que permite deducir el número total de un trabajador en un tiempo determinado.
  • Permite adjuntar notas, imágenes y documentos en cualquier sección de la app.
  • Se pueden crear grupos internos para una mejor distribución de los horarios y cuadrantes (por departamentos, por funciones, por secciones y demás).
  • Dispone de una versión gratuita de prueba (sin restricción temporal).

CONTRAS

  • Tampoco está acondicionada para grandes empresas.
  • La versión gratuita ofrece pocas funcionalidades.

Tempus Basic es una de las grandes opciones del momento para organizar turnos rotativos:

TempusBasic software

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PG Planning

Si tienes cientos y cientos de trabajadores bajo tu responsabilidad, entonces PG Planning es la herramienta ideal para que puedas gestionar todo lo relacionado a su desempeño laboral. Con solo un clic, el programa permite gestionar varios perfiles en función de sedes, departamentos o ubicaciones.

Al ser un software que trabaja en la nube, cualquier empleado puede acceder a ella sin la necesidad de descargar una aplicación en su móvil u ordenador. Con su ayuda, se minimiza el tiempo y esfuerzo que el Departamento de Recursos Humanos invierte anualmente. Por tanto, esto se traduce en una reducción de costes.

PROS

  • Especializada en planificación de los horarios y gestión de turnos.
  • Cuenta con un canal directo con cada empleado para gestionar desde la app incidencias laborales, pedidos de cambio de turno y vacaciones. Todo en tiempo real.
  • Se pueden adjuntar documentos complementarios para una mayor eficiencia laboral: convenios, contratos, restricciones y condiciones particulares de cada trabajador.
  • Genera informes y estadísticas diarias con base en el desempeño de los empleados.
  • Los empleados pueden ser categorizados por sus habilidades, destrezas y competencias. De esta manera se puede elegir el mejor candidato para cubrir un turno vacante.
  • Dispone de plantillas de cuadrantes precargadas para una variedad de contextos: tiendas, restaurantes, funerarias, turismo, hoteles, empresas de seguridad, fábricas y demás.

CONTRAS

  • Es solo de pago.
  • La app no funciona si previamente no has descargado el software.

PG Planning es una gran herramienta. Si te interesa tenerla, ve a su web oficial:

programa oficial pg planning

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Aturnos

Una de las opciones con más años el mercado que puede ser utilizada tanto por pymes como por grandes compañías. Recientemente ha lanzado su propia aplicación compatible con Android y IOS para complementar los servicios que ya ofrecía en la nube.

Aturnos se caracteriza por la simplicidad, por una interfaz fácil de gestionar y por funciones interesantes en el momento de dividir equitativamente los cuadrantes y los horarios.

Este software lleva un peldaño más arriba la gestión de los horarios y  permite controlar varios aspectos de la empresa. Aunque se ajusta todos los contextos, está especialmente recomendado para hostelerías, servicios de sanidad, pequeñas fábricas, transporte y distribución, salud, retail, salud y call-center.

PROS

  • Todos los usuarios ingresan al portal a la app a través de un ID personal.
  • Puede ser acoplado con lectores de huellas digitales y lectores de tarjetas para un control más versátil y moderno.
  • Las fichas de entrada se realizan de forma automática utilizando el GPS de los trabajadores. Cuando esté este dentro de la empresa, entonces se marcará su ingreso sin necesidad de que hacerlo de forma manual.
  • Dispone de una sección de cartelera digital donde se puede compartir todo tipo de información con todos los trabajadores.
  • Cuenta con una versión Premium con funciones extras.

CONTRAS

  • La animación del principio puede resultar algo molesta.

Aturnos es una de nuestras favoritas. ¿A qué esperas para probarla?

Aturnos software

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LaborOffice Free

Software similar al anterior en cuanto a la posibilidad de permitir opciones extras para optimizar el funcionamiento diario de la empresa.

La particularidad de este es que en su versión gratuita integra todas las herramientas necesarias para gestionar cuadrantes, horarios y controlar la entrada y salida de los empleados.

El programa se ha actualizado recientemente para ajustarse a las regulaciones del Real Decreto-ley 8/2019. Con esta última opción tendrás una variedad de opciones a considerar en caso de que la gestión convencional de los turnos de los empleados ya no sea el método más práctico a la hora de tener un control organizado.

PROS

  • Es compatible con marcaje biométrico para hacer seguimiento de las entradas y salidas de los usuarios. Aunque puede hacerse de forma local, también es compatible con dispositivos externos.
  • El programa principal se puede instalar en un ordenador Windows, pero los trabajadores pueden acceder a su perfil desde cualquier dispositivo con conexión a Internet a través de sus prestaciones en la nube.
  • Los informes se generan en formato Excel. Así se pueden guardar y compartir con facilidad.
  • La asignación de horarios y cuadrantes se resalta de forma automática por el software para una visualización más dinámica.
  • Los empleados se pueden gestionar en grupos, secciones o departamentos.

CONTRAS

  • Quizás su uso sea el más complejo de todos los mostrados.

Descubre más sobre este software de turnos de trabajo:

LaborOfficeFree turnos trabajo gratis

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Plantillas de Excel para tur os de trabajo

Como hemos dicho hace unas líneas, Excel sigue siendo el programa predilecto de miles a la hora de gestionar turnos de trabajo. En caso de que te encuentres en este grupo, las siguientes plantillas excel para turnos de trabajo gratis te serán de gran ayuda al momento de simplificar tiempo y esfuerzo:

Just ExW

Descargable por 14,99 € y con múltiples funciones que mejoran la organización local de los turnos.

De esta manera, tienes a disposición herramientas de navegación distribuidas entre hojas y menús, elección de más de 20 patrones de turnos, poder visualizar el contenido semanal, quincenal o mensual y verificar la cantidad de horas que cada trabajador ha acumulado durante un determinado tiempo.

programa de turnos just exw

descarga oficial

Plantillas oficiales de Office

Las cual han sido programada por Microsoft para que sus usuarios puedan acceder a una plantilla de calidad de forma gratuita. Aunque a primera vista pueden resultar un poco simples, en la práctica son una herramienta útil de organización.

Todas las jornadas se distribuyen de forma semanal y generan cálculos individuales de horas trabajadas por cada empleado. Se pueden descargar varias versiones en función del tipo de negocio.

plantillas office para turnos

descarga oficial

Plantillas Mil

Desde este popular dominio de plantillas se pueden descargar varias alternativas gratuitas y 100% editables para ajustarlas según las necesidades laborales. Entre todas las disponibles, destacan las que funcionan para gestionar los horarios de los empleados.

Se pueden encontrar decenas de modelos que no cuentan con ningún tipo de restricción de licencias (pueden ser replicadas tantas veces como lo desees). Al ser una alternativa gratuita, no está de más que pruebes con alguna de ellas para verificar si se adaptan a lo que estás buscando.

pagina oficial plantillas mil

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Planilla Excel

Ideal para contabilizar las horas trabajadas de cada usuario y para dividir de forma equitativa las responsabilidades de acuerdo con cada tarea.

Cuenta con un sistema de turnos rotativos estándar (tres, aunque se puede personalizar) y se cataloga de forma semanal para un control más preciso. También cuenta con una sección especial para eventualidades o ausencias y su descarga es totalmente gratis.

Planilla Excel web oficial

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ExcelGratis

El cual gestiona toda la información de forma anual para poder realizar un balance general con solo un clic. Divide los turnos en mañana, tarde y noche y permite realizar modificaciones sobre la marcha.

Para una mayor seguridad, el documento descargado está protegido por defecto para evitar eliminarlo de forma inconsciente. Al momento de descargarlo, puedes optar por una versión completa del calendario o por uno que gestione los turnos de forma más versátil. Sea cual sea el caso, ambas alternativas se obtienen de forma gratuita.

pagina oficial excelgratis

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Con estos programas para hacer cuadrantes ya no tendrás que preocuparte por la forma en que contabilizas las gestiones internas de tu empresa.

En algunos casos necesitarás un par de días para poder comprender en funcionamiento de todas sus herramientas y en otros solo bastarán unas pocas horas. Sin importar cuál de todos elijas, ten en cuenta que los beneficios serán palpables en el preciso momento de la instalación.

1 comentario en «Mejores programas para hacer cuadrantes de trabajo y turnos rotativos: Guía 2020»

  1. Hola,
    En nuestra empresa, (yo especialmente), sufría con mi hoja de cálculo en la que hacía los cuadrantes. Opté por buscar un programa para hacer los turnos de trabajo y poder generar mis cuadrantes. Contratamos PGPlanning, uno de los que mencionáis en vuestro análisis. En nuestro caso analizamos todas las herramientas que mencionáis y algunas más. A parte de todo lo que hace el programa, que cubre todo lo que necesitamos y más, sus personas de comercial, soporte y consultoría nos ayudaron desde el primer día y supieron resolver nuestro problema en un tiempo récord. Estábamos agotados con el tema de los cuadrantes y ahora es algo que tenemos acotado y resuelto. Sabiendo que si tengo algún problema, ahí están para ayudarme y el producto no para de mejorar constantemente. También incluimos posteriormente el control horario horario para el registro de la jornada que se convirtió en obligatorio, sin ningún esfuerzo. Gracias. Espero que a alguien le sirve de ayuda mi experiencia.

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