¿Qué es y cómo funciona Microsoft Teams? Tutorial 2021 completo

¿Sabías que puedes usar Microsoft Teams para trabajar de forma remota? Con el auge del teletrabajo, es necesario contar con softwares como éste, que te brinda la facilidad de reunirte con tu equipo sin salir de casa.

Pero, ¿en qué consiste Teams? ¿Vale la pena usarlo? ¿Cómo funciona? En este artículo te aclararemos todas las dudas sobre este programa y algunos consejos para aprovechar al máximo las herramientas que tiene Microsoft para empresas.

¡Sigue leyendo!

¿Qué es Microsoft Teams y para qué sirve?

Microsoft Teams es una plataforma que combina la comunicación instantánea con herramientas de colaboración remota para trabajos en equipo. En él puedes crear salas de chat, enviar mensajes privados y almacenar archivos.

Este programa es compatible con los sistemas operativos comunes, te permite entrar en cualquier reunión online y sincronizar los datos de tus colaboradores desde cualquier dispositivo. Si te dedicas a la selección de personal, puedes combinarlo con el mejor software de recursos humanos.

Al ser un producto de Microsoft Windows, se integra con su suite ofimática y con tu cuenta de Microsoft 365. También permite realizar búsquedas, gestionar hasta a 500.000 usuarios y compartir pantallas a la hora de hacer presentaciones de diapositivas o gráficos.

En resumen, esta aplicación es una de las mejores alternativas a Skype para organizar reuniones corporativas, compartir documentos y realizar llamadas a un usuario o grupo de trabajo.

Dónde descargar Microsoft Teams gratis paso a paso

Dependiendo del sistema operativo y dispositivo que utilices, deberás descargar Teams gratis desde un sitio u otro:

descargar microsoft teams

Descargar en Microsoft Store

descarga para android

Descargar programa para Mac

¿Se puede usar Teams online?

Si no puedes descargar Teams, existe una versión online con la que puedes acceder desde tu cuenta de correo electrónico, teléfono o Skype. Solo debes acceder al enlace oficial desde la barra de direcciones del navegador, iniciar sesión y comenzar a usar la herramienta.

¿Qué incluye la versión gratuita de Teams?

Con la versión gratuita de Teams puedes organizar una reunión con un límite de 300 participantes durante 24 horas. También incluye salas de chats ilimitadas y un límite de 10 GB de almacenamiento compartido en la nube.

Una de sus ventajas es que permite compartir pantalla cuando realizas una ponencia o exposición, por lo que puedes integrarlo con programas para hacer presentaciones. También incluye una pizarra interactiva en la que puedes anotar datos durante la conferencia o compartir tarjetas didácticas en el sector educativo.

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Y si te preocupa la seguridad, esta aplicación cuenta con un sistema de cifrado de datos de Microsoft, por lo que tu información confidencial y la de tu equipo se encontrarán a salvo.

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Cómo usar Teams de Microsoft: tutorial para principiantes

Si bien esta plataforma posee una interfaz fácil de usar, es necesario aprender a dominar ciertas cosas para aprovechar al máximo sus herramientas. Una vez que lo hayas dominado, también podrás usarlo como uno de los mejores programas para realizar videoconferencias.

Cómo instalar Microsoft Teams

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  1. Entra a la página de Microsoft Teams y haz clic en el botón de descarga.
  2. Se te redireccionará a otra página, en la que aparecerá tu sistema operativo. Vuelve a hacer clic en el botón de descarga y selecciona la carpeta de destino.
  3. Ejecuta el instalador y sigue las instrucciones para usar el programa en tu ordenador.

Cómo iniciar sesión en la plataforma

teams microsoft online

  1. Si has descargado Teams en el PC, tan solo has de buscar «Microsoft Teams» en la barra de búsqueda de tu ordenador (normalmente abajo a la izquierda). Si quieres iniciar sesión en Teams online, ve a su web oficial.
  2. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365 o haz clic en “Suscribirte gratis” para comenzar a usar la versión gratuita.
  3. Si optas por lo segundo, solo escribe tu correo electrónico y haz clic en “Siguiente”.
  4. Te aparecerá un cuadro con opciones. Aquí has de seleccionar el motivo para el cuál quieres usar esta herramienta. Selecciona el que vaya acorde a tus intereses y haz clic en “Siguiente”.
  5. Aparecerá un formulario, así que complétalo con tu nombre y apellido y el nombre de la empresa o institución para la que trabajas. Una vez rellenados los campos, pulsa sobre “Configurar Teams”.
  6. Una vez hecho esto, puedes seleccionar si vas a usar la versión de escritorio o la versión web. Selecciona uno de ellos y comienza a crear tu equipo.

Cómo crear tu primer equipo

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  1. En la barra izquierda del menú, haz clic en “Equipos”.
  2. Selecciona “Unirse o crear un equipo”.
  3. Selecciona “Crear un nuevo equipo” y escoge la opción de “Crear un equipo desde cero”.
  4. Si quieres que los usuarios soliciten permiso para acceder al grupo, haz clic en “Privado”. Pero si deseas que cualquier persona pueda entrar, escoge la opción “Público”.
  5. Aparecerá un cuadro en el que debes asignar el nombre de tu equipo. Rellena la casilla correspondiente y, si lo deseas, añade alguna descripción. Por ejemplo: El nombre puede ser “Redacción” y la descripción “Espacio apto donde los redactores de artículos envíen los borradores a sus editores para revisión”.
  6. Una vez hecho todo esto, haz clic en “Crear”.
  7. Comienza a añadir a los integrantes de tu equipo seleccionando tu lista de contactos de correo electrónico o número de teléfono.
  8. Una vez que hayas añadido a todos, selecciona “Agregar” y luego “Cerrar”.

Cómo programar una reunión

unirse a una reunion de microsoft teams

  1. En la barra izquierda del menú, selecciona “Reuniones”.
  2. Haz clic en el botón de “Programar una reunión”.
  3. Se te abrirá una ventana en la que puedes añadir datos sobre la reunión como el nombre, la zona horaria, el horario de inicio y final, el organizador, los asistentes, entre otros. Completa las casillas correspondientes.
  4. Para invitar a los demás usuarios, solo debes escribir los correos electrónicos en la casilla de “Invitar a personas”.
  5. Para añadir a un equipo o canal, desglosa el menú “Seleccionar un canal donde reunirse” y escoge el que corresponda.
  6. Una vez hecho todo esto, haz clic en “Programar una reunión”.

Cómo buscar a un usuario y empezar un chat

plataforma teams

  1. En la barra de texto de la parte superior, escribe el nombre de usuario con quien deseas iniciar una conversación.
  2. En la pestaña de “Contactos”, te aparecerá solo ese integrante. Pulsa sobre su nombre y comienza a chatear.

Cómo crear una conversación nueva con varias personas

chat microsoft teams

  1. En la esquina superior izquierda haz clic en la opción de “Crear nuevo chat”.
  2. Puedes completar el nombre del grupo en la sección superior del cuadro de texto y, en la parte inferior, escribir los nombres de los usuarios para incluirlos en el chat.
  3. Así de fácil, ya puedes chatear en grupo.

Cómo compartir pantalla

app microsoft teams

  1. En la ventana del chat, haz clic en el botón “Compartir pantalla” situado en la esquina superior derecha.
  2. Al usuario que está al otro lado del chat le aparecerá una notificación de que quieres compartir la pantalla.
  3. Para compartirla y que la vea, espera a que pulse el botón “Acepte la pantalla compartida” para acceder a ella.
  4. A partir de ahora, todo lo que hagas en tu pantalla lo podrá ver la otra persona.

Cómo compartir archivos

teams desktop

  1. Dentro del chat, haz clic en el icono con forma de clip (Adjuntar).
  2. Te aparecerán las opciones de “Reciente”, “Buscar equipos y canales”, “One Drive” y “Cargar desde mi equipo”. Selecciona la opción donde se encuentre el archivo que quieras enviar.
  3. Haz clic en “Seleccionar un archivo” y luego en “Compartir un vínculo”.
  4. Si el documento se encuentra en la carpeta de tu equipo, selecciónalo y, luego, pulsa los botones de “Abrir” y “Enviar”.

Microsoft Teams: ¿vale la pena? Opiniones, pros y contras

Microsoft Teams está a poco de considerarse el mejor software de gestión de proyectos, debido a que en su plataforma incluye múltiples herramientas útiles para equipos de trabajo remoto. Además de eso, ofrece las siguientes ventajas:

  • Es más que una sala de chat: en Microsoft Teams no solo puedes enviar mensajes instantáneos, sino que también permite enviar y recibir archivos, realizar llamadas, contactar a un usuario en privado y hasta puedes programar la siguiente reunión sin salir del chat.
  • Permite programar encuentros en línea: ya no hace falta tener una app adicional, porque en Teams puedes programar tus reuniones y enviar invitaciones a tus contactos para incluirlos en la sala de chat. Además, éstos también pueden anotar los recordatorios para no perderse de nada.
  • Ya no hace falta usar el correo electrónico: las salas de chat se mantienen de forma estructurada entre los equipos, por lo que ya no sería necesario enviar archivos a tu bandeja de entrada. Todo eso se puede gestionar desde la plataforma.
  • Se puede integrar con la suite ofimática de Office: puedes escribir, graficar o hacer cualquiera de tus actividades sin tener que cerrar el programa. Además, permite trabajar en un mismo documento para realizar cambios en tiempo real.
  • No hace falta tener encendido el ordenador todo el tiempo: Microsoft Teams es compatible con dispositivos móviles, por lo que puedes entrar en cualquier momento y lugar para asistir a las reuniones de equipos o acceder a tus archivos.

Son muchos los motivos por los cuales vale la pena probar esta herramienta. Pero existen algunos detalles que a muchos les hacen optar por otros métodos como las aplicaciones de mensajería instantánea para PC cuando necesitan comunicarse con sus contactos de forma remota:

  • Sí o sí necesitas que tus contactos sean usuarios de Microsoft: si bien esta plataforma es compatible con varios sistemas operativos y dispositivos electrónicos, es necesario que tus contactos tengan cuenta en Microsoft. De esa forma, sería más fácil la conexión e integración en las salas de chat
  • Solo es de uso exclusivo para empresas o institutos académicos: por el momento, Teams falla en que no ofrece herramientas para organizar reuniones familiares, amistades o entretenimiento. Sin embargo, la compañía de Microsoft ya está estudiando este tema para que su aplicación sea apta para todos.
  • Existen otras opciones más fáciles o económicas: no a todos los usuarios le es posible usar este tipo de herramientas, por lo que optan por seguir con el correo electrónico, dispositivos de almacenamiento en nube u otros programas similares a Office para trabajar a distancia.

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Microsoft Teams se instala solo: ¿Qué hago?

Debido a que Microsoft Teams forma parte de Office 365, suele instalarse solo en tu equipo. Si quieres evitarlo, solo debes interrumpir el inicio de la aplicación con el arranque del equipo. En este caso, debes hacer lo siguiente:

  1. Inicia sesión como Administrador.
  2. En el cuadro de la barra de tareas, escribe msconfig y haz clic en el primer resultado que dice Configuración del sistema.
  3. En la pestaña de Servicios, haz clic en la casilla de Ocultar todos los servicios de Microsoft y, luego, pulsa sobre el botón Deshabilitar todos.
  4. En la pestaña Inicio, haz clic en la opción Abrir el administrador de tareas.
  5. Se te abrirá una nueva ventana con pestañas. En la que dice Inicio, debes seleccionar cada elemento y, luego, pulsar sobre el botón Deshabilitar.
  6. Cierra la ventana de Administrador de tareas y, en la ventana de Configuración de sistema, selecciona Aceptar y reinicia el sistema.

Si se había instalado Microsoft Teams, puedes desinstalarlo fácilmente y evitar que vuelva a reinstalarse solo. Es por eso que, tras la limpieza del arranque de equipo, solo debes seguir estos pasos:

  1. Haz clic en el botón de Inicio, luego en Configuración y selecciona Aplicaciones.
  2. Busca la opción de Aplicaciones y características, donde te aparecerán la lista de programas.
  3. Pulsa sobre Microsoft Teams y, luego, haz clic en la opción de Desinstalar.
  4. Se te aparecerá un cuadro donde debes volver a pulsar en Desinstalar. Si Windows te pregunta si estás seguro que quieres desinstalarlo, acéptalo.

Con esto, ya no debería reinstalarse Teams en tu ordenador cada vez que inicies sesión.

¿Cuánto cuesta Teams?

Microsoft Teams es gratis para usuarios con cuenta de Microsoft. Pero si necesitas ampliar sus funciones, puedes comprar el paquete de Microsoft 365 básico a partir de 5$ por usuario al mes con suscripción anual.

¿Cómo descargar videollamada de Microsoft Teams?

Una buena forma de descargar las grabaciones es usando la aplicación de Microsoft Stream. Sin embargo, para el 2021, esta función solo estará disponible para el organizador o la grabadora de reuniones, mientras que los participantes solo podrían verlo.

Aun así, prueba hacer lo siguiente:

  1. Busca el vídeo en el historial del chat y selecciona Más opciones.
  2. Haz clic en Abrir en Microsoft Stream.
  3. En la aplicación, seleccione los tres puntitos del menú y haz clic en Descargar vídeo original.

¿Cuántos usuarios pueden conectarse en Teams?

En la versión gratuita se pueden conectar hasta 300 personas. La versión de pago soporta un límite de 500.000 usuarios conectados.

¿Cuántos megas consume Microsoft Teams?

Dependiendo de las actividades que realices con tu equipo en esta plataforma, puedes llegar a consumir de 30 Kbps a 2 Mbps. Si realizas llamadas de audio y pantalla compartida, los megas pueden ser de 30 a 130 Kbps; si realizas videollamadas de alta definición HD o llamadas grupales, puede aumentar a 1,2 Mbps o incluso 2 Mbps.

¿Cómo saber quién te saca de Teams?

Lamentablemente, no hay ninguna forma de saber quién te saca de una reunión en la plataforma de Teams. Pero el organizador puede evitar que los asistentes eliminen a otros asistentes o, incluso, que silencien a otros.

¿Cómo grabar por Teams?

Si quieres grabar una reunión para no perderte de nada esta aplicación te facilita la tarea, pero con ciertas limitaciones. Por ejemplo, no puedes capturar pizarras o Notas compartidas. Pero si te interesa más el audio y el video, prueba hacer lo siguiente:

  1. Haz clic en el botón de Más opciones de la sala de chat
  2. Pulsa sobre la opción Iniciar grabación
  3. Una vez finalizado, haz clic en Detener grabación

El video se procesará y guardará en Microsoft Streams para que puedas entrar en cualquier momento.

¿Cómo borrar vídeo en Teams?

Si bien los vídeos se guardan en Microsoft Stream, esto ya no se haría para el 2021 porque se alojarían en OneDrive y SharePoint. Pero si todavía usas esa aplicación, puedes borrar la grabación siguiendo estos pasos:

  1. Entra al historial del chat y haz clic en Más opciones.
  2. Selecciona Abrir en Microsoft Stream.
  3. Dentro de su portal, desglosa el menú conformado por tres puntitos y haz clic en Eliminar.

Crédito imágenes: Pixabay

1 comentario en «¿Qué es y cómo funciona Microsoft Teams? Tutorial 2021 completo»

  1. Gracias Marisol. Creo que es la mejor guía acerca de Microsoft teams que he leído hasta ahora y he leído mucho porque estoy haciendo un trabajo acerca de las utilidades de microsoft. Saludos y buenas noches

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