¿Qué es y cómo funciona Microsoft Teams? Tutorial 2023 completo

¿Sabías que puedes usar Microsoft Teams para trabajar de forma remota? Con el auge del teletrabajo, softwares como este son necesarios para reunirte con tu equipo sin salir de casa.

Pero, ¿en qué consiste Teams? ¿Vale la pena usarlo? ¿Cómo funciona? En este artículo te aclararemos todas tus dudas sobre el programa. También te daremos algunos consejos para aprovechar al máximo las herramientas que tiene Microsoft para empresas.

¡Sigue leyendo!

¿Qué es Microsoft Teams y para qué sirve?

Microsoft Teams es una plataforma que combina la comunicación instantánea con herramientas de colaboración remota para trabajos en equipo. En él puedes crear salas de chat, enviar mensajes privados y almacenar archivos.

El programa es compatible con los habituales sistemas operativos. Te permite entrar en una reunión online y sincronizar los datos de tus colaboradores desde cualquier dispositivo. Si te dedicas a la selección de personal, puedes combinarlo con el mejor software de recursos humanos.

Como es un producto de Microsoft Windows, se integra con su suite ofimática y con tu cuenta de Microsoft 365. También permite realizar búsquedas, gestionar hasta 500.000 usuarios y compartir pantalla al hacer presentaciones de diapositivas o gráficos.

En resumen, esta aplicación es una de las mejores alternativas a Skype para organizar reuniones corporativas, compartir documentos y realizar llamadas a una persona o grupo de trabajo.

Dónde descargar Microsoft Teams gratis paso a paso

Dependiendo del sistema operativo y dispositivo que utilices, deberás descargar Teams gratis desde un sitio u otro:

¿Se puede usar Teams online?

Si no puedes descargar Teams, existe una versión online a la que acceder desde tu cuenta de correo electrónico, teléfono o Skype. Solo tienes que entrar en el enlace oficial desde la barra de direcciones del navegador, iniciar sesión y comenzar a usarlo.

¿Qué incluye la versión gratuita de Teams?

Con la versión gratuita de Teams puedes organizar reuniones con hasta 300 participantes y 24 horas de duración. Incluye salas de chats ilimitadas y un máximo de 10 GB de almacenamiento compartido en la nube.

Una de sus ventajas es poder compartir pantalla mientras realizas una ponencia o exposición. Por eso puedes integrarlo con programas para hacer presentaciones. También ofrece una pizarra interactiva donde anotar datos o compartir tarjetas didácticas en el contexto educativo.

Te invitamos a conocer los mejores programas para hacer fichas educativas.

Y si te preocupa la seguridad, la aplicación cuenta con un sistema de cifrado de datos de Microsoft. Tu información confidencial y la de tu equipo se encontrarán a salvo.

Cómo usar Teams de Microsoft: tutorial para principiantes

Si bien su interfaz es muy fácil de usar, es conveniente aprender ciertas cosas para aprovechar al máximo sus herramientas. Una vez que lo hayas dominado, también podrás usarlo como uno de los mejores programas para realizar videoconferencias.

Cómo instalar Microsoft Teams

1. Entra en la página de Microsoft Teams y haz clic en el botón de descarga.
2. Se te redireccionará a otra página donde aparecerá tu sistema operativo. Vuelve a pulsar el botón «Descarga» y selecciona la carpeta de destino.
3. Ejecuta el instalador y sigue las instrucciones.

Cómo iniciar sesión en la plataforma

1. Si has descargado el programa en tu PC, escribe «Microsoft Teams» en la barra de búsqueda (normalmente abajo a la izquierda). Para usar Teams online, entra en su web oficial.
2. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365 o haz clic en “Suscribirte gratis” y comienza a usar la versión gratuita.
3. En el segundo caso, escribe tu correo electrónico y pulsa “Siguiente”.
4. Te aparecerá un cuadro con opciones sobre el motivo de querer usar esta herramienta. Selecciona el más acorde con tus intereses y haz clic en “Siguiente”.
5. Aparecerá un formulario a completar. Escribe tu nombre y apellido y el nombre de la empresa o institución para la que trabajas. Una vez rellenados los campos, pulsa sobre “Configurar Teams”.
6. Selecciona si vas a usar la versión de escritorio o la versión web.
7. Y, finalmente, crea tu equipo.

Cómo crear tu primer equipo

1. En la barra izquierda del menú, haz clic en “Equipos”.
2. Selecciona “Unirse o crear un equipo”.
3. Elige “Crear un nuevo equipo” y luego “Crear un equipo desde cero”.
4. Si quieres que los usuarios soliciten permiso para acceder al grupo, marca “Privado”. Si cualquier persona puede entrar, escoge la opción “Público”.
5. Aparecerá un cuadro donde escribir el nombre de tu equipo. Añade una descripción si quieres. Por ejemplo, el nombre puede ser “Redacción” y la descripción “Espacio donde los redactores de artículos envían los borradores a sus editores para revisión”.
6. Una vez lo hagas, haz clic en “Crear”.
7. Comienza a añadir a los integrantes de tu equipo. Para ello usa tu lista de contactos de correo electrónico o de números de teléfono.
8. Cuando termines, selecciona “Agregar” y luego “Cerrar”.

Cómo programar una reunión

1. En la barra izquierda del menú, selecciona “Reuniones”.
2. Haz clic en el botón “Programar una reunión”.
3. Se abrirá una ventana donde completar datos sobre la reunión como nombre, zona horaria, horario de inicio y fin, organizador y asistentes, entre otros.
4. Para invitar a los participantes, escribe sus correos electrónicos en la casilla “Invitar a personas”.
5. Puedes añadir la reunión a un equipo o canal. Para eso, desglosa el menú “Seleccionar un canal donde reunirse” y escoge el que corresponda.
6. Finalmente, haz clic en “Programar una reunión”.

Cómo buscar a un usuario y empezar un chat

1. En la barra de texto de la parte superior, escribe el nombre del usuario con quien quieres iniciar una conversación.
2. Este integrante te aparecerá en la pestaña “Contactos”. Pulsa sobre su nombre y comienza a chatear.

Cómo crear una conversación nueva con varias personas

1. En la esquina superior izquierda, haz clic en la opción “Crear nuevo chat”.
2. Escribe el nombre del grupo (en la sección superior del cuadro de texto) y los nombres de los usuarios que quieres incluir (en la sección inferior).
3. Y ya puedes chatear en grupo. ¡Así de fácil!

Cómo compartir pantalla

1. En la ventana del chat, pulsa el botón “Compartir pantalla”. Está situado en la esquina superior derecha.
2. Al usuario que está al otro lado del chat le aparecerá la notificación de que quieres compartir la pantalla.
3. Espera a que haga clic en “Acepte la pantalla compartida”.
4. A partir de ahora, todo lo que hagas en tu ordenador lo podrá ver la otra persona.

Cómo compartir archivos

1. Dentro del chat, pulsa el icono con forma de clip («Adjuntar»).
2. Te aparecerán las siguientes opciones: “Reciente”, “Buscar equipos y canales”, “One Drive” y “Cargar desde mi equipo”. Elige la que corresponda.
3. Haz clic en “Seleccionar un archivo” y luego en “Compartir un vínculo”.
4. Si el documento se encuentra en una carpeta de tu equipo, selecciónalo. Después, pulsa los botones “Abrir” y “Enviar”.

Microsoft Teams: ¿vale la pena? Opiniones, pros y contras

Microsoft Teams está cerca de considerarse el mejor software de gestión de proyectos, debido a que su plataforma incluye múltiples herramientas muy útiles para los equipos de trabajo remoto. Además de eso, ofrece las siguientes ventajas:

Los motivos por los que vale la pena probar esta herramienta son muchos. Pero sí tiene algunos detalles que hacen decantarse por otros métodos de comunicación remota, como las aplicaciones de mensajería instantánea para PC:

También puedes usar WhatsApp para PC.

Teams de Microsoft: todo lo que has de saber

Microsoft Teams se instala solo: ¿qué hago?

Como Microsoft Teams forma parte de Office 365, suele instalarse por sí solo en tu equipo. Para evitarlo solo debes interrumpir el inicio de la aplicación con el arranque del equipo. En concreto, tienes que hacer lo siguiente:

1. Inicia sesión como Administrador.
2. En el cuadro de la barra de tareas, escribe «msconfig» y haz clic en el primer resultado, que dice Configuración del sistema.
3. En la pestaña Servicios, marca la casilla Ocultar todos los servicios de Microsoft. Luego pulsa sobre Deshabilitar todos.
4. Dentro de la pestaña Inicio, ve a Abrir el administrador de tareas.
5. Aparecerá una nueva ventana con distintas pestañas. Accede a la de Inicio, selecciona todos los elementos y presiona Deshabilitar.
6. Cierra la ventana del Administrador de tareas.
7. En la ventana Configuración del sistema, haz clic en Aceptar y reinicia el sistema.

Si ya se había instalado Microsoft Teams, puedes desinstalarlo fácilmente. Tras la limpieza del arranque de equipo, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Inicio > Configuración > Aplicaciones.
2. Busca la opción Aplicaciones y características, donde te aparecerá la lista de programas.
3. Selecciona Microsoft Teams y luego pulsa Desinstalar.
4. Aparecerá un cuadro donde tienes que volver a hacer clic en Desinstalar.
5. Por último, Windows te preguntará si estás seguro de querer desinstalarlo: acepta.

Con esto, ya no debería reinstalarse Teams en tu ordenador cada vez que inicies sesión.

¿Cuánto cuesta Teams?

Microsoft Teams es gratis para usuarios con cuenta de Microsoft. Aunque si necesitas ampliar sus funciones, tienes el paquete de Microsoft 365 básico a partir de 5$ al mes por usuario con suscripción anual.

¿Cómo descargar una videollamada de Microsoft Teams?

Una buena forma de descargar las grabaciones es mediante la aplicación Microsoft Stream. Sin embargo, actualmente esta función solo está disponible para el organizador o la grabadora de la reunión. Los participantes solo pueden verlas, pero no descargarlas.

Aun así, intenta hacer lo siguiente:

1. Busca el vídeo en el historial del chat y selecciona Más opciones.
2. En Microsoft Stream, haz clic en Abrir.
3. En la aplicación, pulsa en los tres puntitos del menú y pulsa Descargar vídeo original.

¿Cuántos usuarios pueden conectarse en Teams?

En la versión gratuita se pueden conectar hasta 300 personas. La versión de pago soporta un máximo de 500.000 usuarios.

¿Cuántos megas consume Microsoft Teams?

Dependiendo de las herramientas que utilices, puedes llegar a consumir de 30 Kbps a 2 Mbps. Las llamadas de audio y la pantalla compartida, exigen de 30 a 130 Kbps. Las videollamadas de alta definición HD o las llamadas grupales, hasta 1,2 Mbps o incluso 2 Mbps.

¿Cómo saber quién te saca de Teams?

Lamentablemente, no hay ninguna forma de saber quién te saca de una reunión en la plataforma de Teams. Pero el organizador sí puede evitar que los asistentes eliminen o silencien a otros participantes.

¿Cómo grabar en Teams?

La aplicación permite grabar las reuniones pero con ciertas limitaciones. Por ejemplo, no puedes capturar pizarras ni notas compartidas. Si te interesa más bien el audio y el vídeo, prueba a hacer lo siguiente:

1. Haz clic en el botón Más opciones de la sala de chat.
2. Pulsa Iniciar grabación.
3. Una vez finalizada la sesión, selecciona Detener grabación.
4. El vídeo se procesará y se guardará en Microsoft Streams, desde donde podrás verlo en cualquier momento.

¿Cómo borrar un vídeo en Teams?

A pesar de que los vídeos se guardan en Microsoft Stream, en 2023 comenzarán a alojarse en OneDrive y SharePoint. En todo caso, si todavía usas esa aplicación, puedes borrar la grabación siguiendo estos pasos:

1. Accede al historial del chat y haz clic en Más opciones.
2. Selecciona Abrir en Microsoft Stream.
3. Dentro de su portal, desglosa el menú (los tres puntitos) y haz clic en Eliminar.

Créditos imágenes: Pixabay