Guía completa a Microsoft Zoom 2021: qué es y cómo usar este software de comunicación

¿Buscas comunicarte con tu equipo de trabajo remoto? ¿O quieres organizar algún webinar? Existen softwares como Zoom que te ofrecen herramientas para conversar con personas de cualquier parte del mundo como si estuviesen a metros de distancia.

Sin embargo, es necesario tener en cuenta ciertas cosas antes de descargar Zoom en tu equipo. Y en este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre uno de los programas para vídeoconferencias más populares en la actualidad.

¿Qué es Zoom?

Es una aplicación para realizar vídeollamadas grupales en línea con dos o más personas, haciéndola perfecta para organizar entrevistas laborales, webinars, reuniones de trabajo y cursos a distancia.

Zoom cuenta con la opción de entrar al chat desde el navegador o descargarla en tu PC y móvil. Como software de comunicación, es bastante recomendable debido a su facilidad de integrarse con otras herramientas y sus diferentes opciones de mensajería instantánea.

Descargar Zoom para PC Windows, Mac y móviles: dónde y cómo

Si bien es posible entrar a las reuniones de Zoom vía navegador web, también puedes descargarlo gratis en tu PC y mejorar la experiencia del audio e imagen. En caso de que tu SO sea Windows, solo debes seguir estos pasos:

  1. Entra a la página de descargas de Zoom y haz clic en el botón azul “Descargar” de la sección “Clientes Zoom para reuniones”.
  2. Una vez descargado el archivo instalador, haz clic en él para abrirlo.
  3. Te aparecerá una barra de estado que te indica el tiempo que le lleve instalar el programa. Espera unos minutos.
  4. Finalizado el tiempo, se ejecutará la aplicación y podrás probar audio o vídeo antes de iniciar la reunión.

descargar zoom pc

descarga oficial

Descargar Zoom para Android e iOS

Zoom también cuenta con opciones de descarga para dispositivos móviles Android e iOS. En el primero, es necesario que cuentes con la versión 5.0 o superior mientras que, en el segundo, debes contar con la versión 8.0 o superior.

En ambos casos, la aplicación se encuentra disponible de forma gratuita en las tiendas de App Store y Google Play.

Descargar programa para Mac

descarga para android

Zoom para Mac: cómo descargar e instalar en el sistema operativo de Apple

zoom en mac

Si cuentas con ordenador Mac, es necesario que realices una configuración previa de seguridad y privacidad para que el sistema admita la instalación del programa. En este caso, haz lo siguiente:

  1. Pulsa sobre el icono de Apple para desglosar el menú y selecciona la opción “System Preferences”.
  2. Haz clic en “Security & Privacy” para abrir una nueva ventana.
  3. En la esquina inferior izquierda verás el icono de un candado. Haz clic en él para autorizar los cambios de sistema.
  4. Escribe el nombre de usuario y contraseña de tu ordenador Mac.
  5. En la sección “Allow apps downloaded from” de la pestaña General”, debes marcar la opción “App Store and identified developers”.
  6. Vuelve a hacer clic en el candado para prevenir cualquier otro cambio.
  7. Una vez hecho esto, descarga la aplicación desde la página oficial de Zoom.
  8. Haz doble clic al archivo instalador de la carpeta de descargas de tu Mac y pulsa en “Continue”.
  9. Te preguntará si deseas instalar el programa para todos los usuarios del ordenador o solo para ti. Escoge el que más se adecue a tus necesidades y haz clic en “Continue”.
  10. Haz clic en “Install” para iniciar con la instalación. Si has escogido instalar para todos los usuarios del ordenador, escribe tu nombre de usuario y contraseña y, luego, pulsa en “Install Software”.
  11. Una vez finalizado este proceso, haz clic en “Close”.

Zoom web: cómo usar Zoom desde el navegador

Si no quieres descargar la aplicación en tu ordenador o dispositivo, puedes usar las extensiones para Google Chrome y Mozilla Firefox. Las mismas se encuentran disponibles en la Chrome Web Store y Firefox Add-ons y solo basta con pulsar un botón para añadirlos al navegador.

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Descargar Zoom como complemento a otras apps y plataformas

Una de las ventajas de Zoom es que puedes usarlo como complemento para otras apps y plataformas como IBM Notes y Microsoft Outlook. De esa forma, puedes programar reuniones, realizar notas y hacer otras acciones que mejoren tu experiencia con las reuniones virtuales.

Actualmente, también puedes integrarlo con otras aplicaciones de mensajería instantánea como Skype e Intel Unite, en caso de que quieras invitar a tus contactos de ambas plataformas e iniciar reuniones de forma instantánea.

Características y funciones: ¿para qué sirve Zoom?

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Normalmente, Zoom es conocido por ser usado para realizar vídeollamadas grupales. También se lo utiliza para hacer entrevistas a colaboradores de un equipo de trabajo remoto y organizar reuniones corporativas en tiempo real.

Sin embargo, también cuenta con múltiples funciones como envío de mensajes de textos vía chat, transferencia de archivos y pantallas compartidas para ponencias de proyectos y webinars. Y para aumentar sus funcionalidades, puedes integrarlo con otras herramientas, siendo una opción para aquellos que busquen programas similares a Teamviewer.

Pero no solo se limita al uso profesional o académico, sino que, además, sirve como una de las mejores alternativas a Omegle para interactuar con personas desconocidas y hallar intereses en común de forma más segura y efectiva.

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Cómo usar Zoom: tutorial básico a la plataforma

Si a este paso ya has descargado la aplicación o complemento, te explicaremos brevemente cómo utilizar Zoom para sacarle el máximo provecho a tus reuniones virtuales. Este tutorial aborda las funciones más básicas pero, con el tiempo, podrás aprender a familiarizarte con la plataforma y usarlo para múltiples propósitos.

Cómo registrar una cuenta nueva

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Una de las particularidades de Zoom es que puedes registrarte mediante una cuenta existente o creando una nueva. En ambos casos, los pasos son muy sencillos y te tomará unos pocos minutos. Solo debes hacer lo siguiente:

  1. Si el disertante te ha invitado a una reunión, es posible que recibas un correo electrónico de Zoom. En este caso, solo haz clic en “Activar su cuenta de Zoom”.
  2. Si vas a registrar tu propia cuenta, debes entrar a la página oficial y escribir tu correo electrónico con la contraseña escogida.
  3. Te llegará un correo de confirmación. Haz clic en “Activar cuenta” y ya estarás registrado en Zoom.

Cómo crear una reunión en Zoom

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Una vez que hayas creado tu cuenta, llegó el momento de iniciar con tu primera reunión como anfitrión. Si solo habías usado esta herramienta como participante, ahora podrás configurar tus propias vídeoconferencias a gusto con estos pasos:

  1. Inicia sesión en la web o mediante la app instalada en tu ordenador y haz clic en “Ser anfitrión en una reunión”.
  2. Te aparecerán tres opciones donde se te preguntará si quieres encender la webcam, mantenerla apagada o solo compartir pantalla. Aun así, puedes volver a cambiar esta opción en cualquier momento.
  3. Para iniciar tu primera reunión, entra a “Reuniones”, haz clic en la pestaña “Próximas” y pulsa sobre el botón azul de “Empezar”

Cómo invitar a otros usuarios a tu reunión

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Ahora que ya tienes tu primera reunión creada, es momento de invitar a los integrantes de tu equipo, estudiantes o amigos a participar de ella. Para eso, es necesario programarlo y seguir estos pasos:

  1. Haz clic en “Reuniones” y, luego, en “Programar una reunión nueva”.
  2. Ahí puedes completar los datos como el motivo de la reunión, la duración, la fecha y hora y la zona horaria. También se te proveerá del ID de reunión y contraseña para compartirlo con los participantes. Una vez hecho todo esto, haz clic en “Guardar”.
  3. Para invitar a otros usuarios, solo debes copiar el enlace generado después de crear la reunión haciendo clic en “Copiar la invitación”.
  4. Una vez hecho esto, puedes compartirlo mediante correo electrónico, WhatsApp o cualquier otra de mensajería instantánea.

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Cómo entrar a una reunión en Zoom

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A diferencia de la creación de reuniones como anfitrión, no hace falta que te registres en Zoom para entrar en una vídeoconferencia. Esto es perfecto para aquellos empresarios que busquen comunicarse con clientes o socios potenciales para cerrar un trato comercial. En este caso, solo haz lo siguiente:

  1. Haz clic en el enlace que te ha llegado a tu correo electrónico o chat de mensajería instantánea. Te lleva directamente a la reunión.
  2. Si el cliente te ha enviado el ID de reunión, debes copiarlo y pegarlo en la página de Zoom para unirte a la reunión.
  3. Si has descargado el programa, ábrelo y escribe el ID en el espacio correspondiente.
  4. En ambos casos, espera a que el anfitrión se conecte para admitirte e iniciar la reunión.

Cómo ver a todos los participantes en Zoom

Si eres un anfitrión, es posible que quieras saber cómo ver a todos los que están participando en la reunión. En este caso, te explicaremos qué hacer en caso de que necesites localizar a algún usuario para enviarle un mensaje privado, silenciarlo o expulsarlo.

  1. Dentro de los controles del seminario web, localiza el botón “Participantes” y haz clic en él
  2. Dentro del panel, podrás ver el nombre o nick de todos los integrantes de la reunión, los cuales están divididos en dos pestañas: participantes y panelistas. Cada uno va acompañado de los iconos del micrófono y vídeo que puedes desactivarlos con un clic.
  3. Si lo que quieres es saber cómo ver todas las pantallas en Zoom, solo debes pulsar el botón “Vista de galería” disponible en la ventana del chat de reunión. Si los participantes tienen la webcam encendida, podrás ver sus caras. Y si no, solo verías un rectángulo gris con su nombre.

Cómo poner un fondo en Zoom

Hay veces en que ciertos encuentros virtuales necesitan de mayor dinamismo, en especial si usas Zoom con motivos de entretenimiento. Es así como puedes usar fondos virtuales para recrear escenas de paisajes, ambientes y más. En este caso, te indicaremos lo siguiente:

  1. Busca alguna pared que tenga un color uniforme. Para usar fondos en Zoom, no hace falta tener pantalla verde, aunque es lo recomendable.
  2. Inicia sesión y pulsa sobre la opción “Reunión”.
  3. Busca la opción de “Fondo Virtual” y comprueba que se encuentre habilitada. Si no lo está, haz clic en la barra de estado y, luego, en “Activar” para confirmar los cambios.
  4. Elija los fondos disponibles o carga alguna imagen que tengas almacenado en tu equipo haciendo clic en el símbolo “+”.
  5. Si la aplicación te pide descargar paquetes de fondos virtuales sin pantalla verde, haz clic en el botón de descargas.
  6. Una vez escogido el fondo, éste aparecerá en todas tus reuniones.

Cómo activar y desactivar audio en Zoom

Tanto los participantes como anfitriones pueden activar y desactivar el audio desde Zoom. Solo basta con pulsar un botón y listo. Pero, para eso, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

  1. En la barra de controles, haz clic en “Mute” para activar y desactivar tu propio audio. Si el icono de micrófono aparece con una diagonal, significa que está desactivado.
  2. También prueba con pulsar la combinación de teclas “Alt+A” en Windows o “Shift+Command+A” en Mac para activar y reactivar el sonido del micrófono.
  3. Para activar o desactivar el audio de un participante, localízalo en el panel de Participantes y haz clic sobre el icono del micrófono que figura al lado de su nombre. Si aparece una diagonal en él, significa que ya se encuentra desactivado.

Cómo compartir una pantalla en Zoom

Algo que muchos profesionales aprecian de Zoom es su capacidad de compartir pantallas. Esto es perfecto para cuando quieras hacer una exposición sobre un tema en concreto y necesites graficar tus ideas de forma más fácil y dinámica. En este caso, haz lo siguiente:

  1. En la barra de controles, haz clic en “Compartir pantalla”. El mismo tiene forma de un rectángulo con una flecha indicando hacia arriba.
  2. Se te abrirá una ventana con las opciones de pantallas que quieras compartir. También puedes optar por usar alguna aplicación disponible en tu ordenador como la pizarra o el iPhone (para dispositivos táctiles)
  3. Si quieres mostrar un vídeo o diapositiva con sonidos, puedes marcar la opción “Compartir sonido del ordenador”. También puedes escoger la opción “Optimizar para clip de vídeo para pantalla completa” si solo mostrarías un pequeño clip.
  4. Una vez hecho esto, haz clic en “Compartir” y, automáticamente, la plataforma cambiaría a pantalla completa para mejorar la visualización de la pantalla compartida.
  5. Para salir de esta opción, solo pulsa la tecla “Esc” o haz clic en «Salir de pantalla completa».

Cómo grabar una reunión

Por diversos motivos, es posible que muchos de los participantes deban retirarse de la reunión antes de finalizarla, pero, aun así, quieran saber qué sucedió tras su ausencia. En este caso, puedes grabar las conversaciones en directo para enviárselos después por correo. Tan solo haz lo siguiente:

  1. En la barra de controles, haz clic en la opción “Grabar”.
  2. Se te aparecerá un mensaje donde te pregunte si quieres almacenarlo en tu ordenador o en la nube. Si no aparece, la aplicación lo guardaría en tu equipo por defecto.
  3. Tanto los participantes como los anfitriones podrán ver un círculo rojo titilante en la esquina superior izquierda. Eso quiere decir que se está grabando la videoconferencia.
  4. Cuando finalice la reunión, te aparecerá un mensaje de “Tiene una grabación que debe convertirse antes de verla”. Espera unos minutos para que finalice el proceso y puedas visualizar el vídeo.

Cómo desinstalar Zoom

Si ya no quieres tener más este programa en tu ordenador por falta de espacio o, simplemente, por no cumplir con tus expectativas, entonces te indicaremos cómo desinstalarlo fácilmente de tu Windows o Mac:

Si usas Windows:

  1. Ve a “Configuración” y selecciona “Aplicación”.
  2. En “Aplicaciones y características”, localiza a Zoom de la lista de programas instalador en tu ordenador o escribe “Zoom” en la barra de búsqueda.
  3. Haz clic en “Desinstalar” para eliminarlo por completo.

Si usas macOS:

  1. Ve a la carpeta de aplicaciones pulsando la combinación de teclas “cmd+shift+a”.
  2. Localiza el icono de “zoom.us” y arrástralo hasta la papelera.
  3. Haz clic al botón derecho de la papelera y selecciona la opción “Vaciar la basura” para eliminar la aplicación de forma permanente.

Zoom: todas tus dudas resueltas

¿Cómo usar Zoom en el móvil?

Para usar Zoom en el móvil, debes hacer lo siguiente:

  1. Ve a las tiendas de Google Play o App Store y busca la aplicación escribiendo su nombre en la barra de búsqueda.
  2. Una vez localizada la app de Zoom, haz clic en el botón de Instalar para descargar el programa.
  3. Luego, inicia sesión con tu cuenta o escribe el ID para entrar en una reunión.

¿Cómo actualizar Zoom?

Si has instalado el programa en tu ordenador, inicia sesión y haz clic en tu foto de perfil. Luego, selecciona “Buscar actualizaciones” e instálalas si es que aparece alguna nueva versión disponible.

¿Es fácil utilizar Zoom?

Si bien Zoom es bastante fácil de usar, es necesario informarse sobre ciertas herramientas para personalizar tus reuniones. Te recomendamos leer los tutoriales disponibles en su página oficial para aprovechar al máximo este programa.

¿Zoom es gratis?

Tanto la versión online como la aplicación de escritorio y móvil son gratis, pero con ciertas limitaciones como, por ejemplo, tener un tiempo límite de 40 minutos por grupo. Si necesitas mayor capacidad, opta por una de sus licencias de pago.

¿Es mejor Zoom que Skype?

En cuanto a la cantidad de funciones y posibilidad de usar la aplicación sin necesidad de instalarlo en el equipo, Zoom resulta ser una de las mejores alternativas a Skype para comunicarse a larga distancia.

Además, su versión gratuita es bastante completa en cuanto a sus funciones y posibilidad de incluir a un usuario sin que éste se cree una cuenta en la plataforma.

Crédito imágenes: Pixabay

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