Guía completa de Microsoft Zoom 2021: qué es y cómo usar este software de comunicación

¿Buscas comunicarte con tu equipo de trabajo remoto? ¿O quieres organizar algún webinar? Existen softwares como Zoom que te permiten conversar con personas de cualquier parte del mundo como si estuviesen a metros de distancia.

Sin embargo, hay que tener en cuenta ciertas cosas antes de descargar Zoom en tu equipo. En este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre uno de los programas de videoconferencias más populares en la actualidad.

¿Qué es Zoom?

Es una aplicación con la que hacer videollamadas grupales en línea. Es perfecta para organizar entrevistas laborales, webinars, reuniones de trabajo y cursos a distancia.

Zoom se puede usar desde el navegador web o desde la app para PC y móvil. Es bastante recomendable como software de comunicación, debido a lo fácil que se integra con otras herramientas y a sus diferentes opciones de mensajería instantánea.

Descargar Zoom para PC Windows, Mac y móviles: dónde y cómo

Como hemos comentado, puedes entrar en las reuniones de Zoom vía navegador. Sin embargo, la experiencia de audio e imagen mejora si lo  descargas en tu PC (gratis). En caso de que tu SO sea Windows, sigue estos pasos:

  1. Entra a la página de descargas de Zoom. En la sección Clientes Zoom para reuniones», haz clic en el botón azul “Descargar”.
  2. Una vez bajado el archivo de instalación, ábrelo y espera a que finalice el proceso.
  3. La aplicación se ejecutará y podrás probar el audio o el vídeo antes de iniciar la reunión.

descargar zoom pc

descarga oficial

Descargar Zoom para Android e iOS

Zoom también cuenta con opciones de descarga para dispositivos móviles Android e iOS. En el primer caso, tienes que contar con la versión 5.0 o superior; en el segundo, con la 8.0 o superior.

La aplicación se encuentra disponible gratuitamente en las tiendas App Store y Google Play.

Descargar programa para Mac

descarga para android

Zoom para Mac: cómo descargar e instalar en el sistema operativo de Apple

zoom en mac

Si tu ordenador es Mac, tienes que configurar previamente la seguridad y privacidad para que el sistema admita la instalación del programa. El procedimiento sería el siguiente:

  1. Pulsa sobre el icono de Apple para desglosar el menú y selecciona “System Preferences”.
  2. Haz clic en “Security & Privacy” y se abrirá una nueva ventana.
  3. En la esquina inferior izquierda verás el icono de un candado. Pulsa en él para autorizar los cambios en el sistema.
  4. Escribe el nombre de usuario y contraseña de tu ordenador Mac.
  5. En la sección “Allow apps downloaded from” de la pestaña “General”, marca la opción “App Store and identified developers”.
  6. Vuelve a pulsar en el candado para prevenir cualquier otro cambio.
  7. Una vez hecho esto, descarga la aplicación desde la página oficial de Zoom.
  8. Haz doble clic en el archivo instalador de la carpeta de descargas de tu Mac y presiona “Continue”.
  9. Elige si deseas instalar el programa para todos los usuarios del ordenador o solo para ti. Luego pulsa “Continue”.
  10. Haz clic en “Install”. Si va a ser para todos los usuarios, escribe tu usuario y contraseña y selecciona “Install Software”.
  11. Una vez finalizado el proceso, dale a “Close”.

Zoom web: cómo usar Zoom desde el navegador

Si no quieres descargar la aplicación en tu ordenador o dispositivo, puedes usar las extensiones para Google Chrome y Mozilla Firefox. Se encuentran disponibles en la Chrome Web Store y Firefox Add-ons y se añaden al navegador con solo pulsar un botón.

Para ti: mejores extensiones Chrome para descargar vídeos.

Descargar Zoom como complemento a otras apps y plataformas

Una de las ventajas de Zoom es que puede complementar otras apps y plataformas como IBM Notes o Microsoft Outlook. Te permitirá programar reuniones y tomar notas o realizar otras acciones que mejorarán tu experiencia durante las mismas.

Actualmente, también se puede integrar con aplicaciones de mensajería instantánea como Skype e Intel Unite. Invita a tus contactos de dichas plataformas e inicia reuniones de forma instantánea.

Características y funciones: ¿para qué sirve Zoom?

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Zoom es conocido principalmente por su uso en videollamadas grupales. También en entrevistas a colaboradores de un equipo de trabajo remoto y en reuniones corporativas a tiempo real.

Sin embargo, cuenta con muchas más funciones como el envío de mensajes de textos vía chat, la transferencia de archivos y las pantallas compartidas para ponencias de proyectos y webinars. También puedes integrarlo con otras herramientas y aumentar así su utilidad.

Es una excelente opción para quienes busquen programas similares a Teamviewer. Pero no solo se limita al uso profesional o académico. Constituye una de las mejores alternativas a Omegle para interactuar con personas desconocidas. Te ayudará a encontrar intereses comunes de forma más segura y efectiva.

¿Trabajas desde casa? Seguro que te interesa saber cómo usar Teams.

Cómo usar Zoom: tutorial básico de la plataforma

Primero descarga la aplicación o complemento. Después te explicaremos brevemente cómo utilizar Zoom para sacarle el máximo provecho a tus reuniones virtuales. Este tutorial aborda las funciones más básicas, pero con el tiempo te familiarizarás con la plataforma y llegarás a usarla para múltiples propósitos.

Cómo registrar una cuenta nueva

zoom que es y como funciona

Una de las particularidades de Zoom es que puedes entrar mediante una cuenta existente o creando una nueva. En ambos casos, los pasos son muy sencillos y te tomarán pocos minutos:

  1. Cuando el disertante te invita a una reunión, recibes un correo electrónico de Zoom. En este caso, solo haz clic en “Activar su cuenta de Zoom”.
  2. Para crear la tuya propia, entra en la página oficial y escribe tu correo electrónico y la contraseña que quieras.
  3. Te llegará un correo de confirmación. Haz clic en “Activar cuenta” y ya estarás registrado en Zoom.

Cómo crear una reunión en Zoom

zoom windows 10

Una vez que hayas dado de alta tu cuenta, llegó el momento de tu primera reunión como anfitrión. Si solo habías usado la herramienta como participante, ahora podrás configurar tus propias videoconferencias mediante estos pasos:

  1. Inicia sesión desde la web o desde la app. Haz clic en “Ser anfitrión en una reunión”.
  2. Te aparecerán tres opciones: si quieres encender la webcam, mantenerla apagada o solo compartir pantalla. Puedes cambiar esta opción en cualquier momento.
  3. Para arrancar tu primera reunión, entra en “Reuniones”, pulsa en la pestaña “Próximas” y en el botón azul “Empezar”.

Cómo invitar a otros usuarios a tu reunión

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Ahora que ya tienes tu primera reunión creada, es momento de invitar a los participantes (miembros de tu equipo, estudiantes o amigos). Esto es necesario programarlo de la siguiente forma:

  1. Haz clic en “Reuniones” y luego en “Programar una reunión nueva”.
  2. Completa los datos sobre el motivo de la reunión, la duración, la fecha y hora y la zona horaria. Se te proporcionará el ID de la reunión y la contraseña, que tendrás que compartir con los participantes. Después, pulsa en “Guardar”.
  3. Tras crear la reunión se genera un enlace. Invita a otros usuarios seleccionando “Copiar la invitación”.
  4. Puedes compartirlo mediante correo electrónico, WhatsApp o cualquier otra app de mensajería instantánea.

Averigua cómo instalar WhatsApp en PC para enviar mensajes al instante.

Cómo entrar en una reunión en Zoom

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A diferencia de cuando eres anfitrión, no hace falta que te registres en Zoom para entrar en una videoconferencia. Esto es perfecto al comunicarte con clientes o socios potenciales para cerrar un trato comercial, por ejemplo. En este caso, procede de esta manera:

  1. Haz clic en el enlace que te ha llegado a tu correo electrónico o chat de mensajería instantánea.
  2. Si el cliente te ha enviado el ID de reunión, cópialo y pégalo en la página de Zoom.
  3. Si has descargado el programa, ábrelo y escribe el ID en el espacio correspondiente.
  4. En ambos casos, espera a que el anfitrión se conecte, te admita e inicie la reunión.

Cómo ver a todos los participantes en Zoom

Como anfitrión, seguramente quieras ver a todos los participantes de la reunión. A continuación, te explicaremos cómo localizar a un usuario para enviarle un mensaje privado, silenciarlo o expulsarlo.

  1. En los controles del seminario web, localiza el botón “Participantes” y haz clic en él.
  2. Dentro del panel, verás el nombre o nick de los integrantes de la reunión, divididos en dos pestañas: participantes y panelistas. Cada uno está acompañado de los iconos de micrófono y vídeo, que puedes desactivar con un clic.
  3. Si lo que quieres es ver todas las pantallas en Zoom, pulsa el botón “Vista de galería” en la ventana del chat. Podrás ver sus caras cuando tengan la webcam encendida; si no es así, aparecerá un rectángulo gris con su nombre.

Cómo poner un fondo en Zoom

Ciertos encuentros virtuales necesitan de mayor dinamismo, en especial si usas Zoom con fines de entretenimiento. Es entonces cuando puedes usar fondos virtuales y recrear escenas de paisajes, ambientes y demás. Para ello:

  1. Busca una pared que tenga un color uniforme. No hace falta tener una pantalla verde, aunque es lo recomendable.
  2. Inicia sesión y pulsa en “Reunión”.
  3. Busca la opción “Fondo Virtual” y comprueba que está habilitada. Si no lo está, haz clic en la barra de estado y luego en “Activar” para confirmar los cambios.
  4. Elige entre los que hay disponibles o carga una imagen almacenada en tu equipo, haciendo clic en el símbolo “+”.
  5. Si la aplicación te pide bajar paquetes de fondos virtuales sin pantalla verde, pulsa el botón de descargas.
  6. Una vez escogido el que te guste, aparecerá en todas tus reuniones.

Cómo activar y desactivar el audio en Zoom

Tanto los participantes como los anfitriones pueden activar y desactivar el audio desde Zoom. Solo requiere pulsar un botón, pero es necesario tener en cuenta lo siguiente:

  1. En la barra de controles, haz clic en “Mute”. Si el icono del micrófono tiene raya una diagonal, significa que está desactivado.
  2. También puedes usar la combinación de teclas “Alt+A” en Windows o “Shift+Command+A” en Mac para ello.
  3. Para activar o desactivar el audio de un participante, primero localízalo en el panel de «Participantes». Luego haz clic sobre el icono del micrófono junto a su nombre. Si tiene una línea diagonal, no está activado.

Cómo compartir una pantalla en Zoom

Algo que muchos profesionales aprecian de Zoom es la posibilidad de compartir pantallas. Es perfecto cuando quieres hacer una exposición sobre un tema en concreto y apoyar tus ideas con gráficos o imágenes de forma fácil y dinámica. El procedimiento es el siguiente:

  1. En la barra de controles, haz clic en “Compartir pantalla”. Tiene la forma de un rectángulo con una flecha indicando hacia arriba.
  2. Se abrirá una ventana con las opciones disponibles. También puedes usar otras aplicaciones de tu ordenador como la pizarra o el iPhone (para dispositivos táctiles).
  3. Para mostrar un vídeo o una diapositiva con sonido, marca la opción “Compartir sonido del ordenador”. Si solo vas a reproducir un pequeño clip, escoge la opciónOptimizar compartir para clip de vídeo a pantalla completa.
  4. Una vez hecho esto, haz clic en “Compartir”. Automáticamente, la plataforma pasa a pantalla completa.
  5. Para salir de ella, pulsa la tecla “Esc” o en la opción «Salir de pantalla completa».

Cómo grabar una reunión

Por diversos motivos, algunos participantes saldrán de la reunión antes de que termine pero querrán saber lo que sucedió después. Para ello es posible grabar las conversaciones en directo y enviarlas por correo haciendo lo siguiente:

  1. En la barra de controles, haz clic en “Grabar”.
  2. Después elige si quieres almacenarlo en tu ordenador o en la nube. Si no aparece este mensaje, la aplicación lo guarda por defecto en el equipo.
  3. Aparecerá un círculo rojo brillante en la esquina superior izquierda mientras se graba la videoconferencia.
  4. Cuando finalice la reunión, aparecerá el mensaje “Tiene una grabación que debe convertirse antes de verla”.
  5. Espera unos minutos a que finalice el proceso y puedas visualizarla.

Cómo desinstalar Zoom

Si ya no quieres tener más este programa en tu ordenador por falta de espacio, o simplemente porque no cumple tus expectativas, te diremos cómo desinstalarlo fácilmente de tu Windows o Mac.

Si usas Windows:

  1. Ve a “Configuración” y selecciona “Aplicación”.
  2. En “Aplicaciones y características”, localiza Zoom de la lista de programas instalados o escribe “zoom” en la barra de búsqueda.
  3. Haz clic en “Desinstalar” y se eliminará por completo.

Si usas macOS:

  1. Ve a la carpeta de aplicaciones pulsando la combinación de teclas “cmd+shift+a”.
  2. Localiza el icono de “zoom.us” y arrástralo hasta la papelera.
  3. Haz clic con el botón derecho en la papelera. Selecciona “Vaciar la basura” para eliminar la aplicación permanentemente.

Zoom: todas tus dudas resueltas

¿Cómo usar Zoom en el móvil?

Disfruta de Zoom en tu móvil siguiendo estos pasos:

  1. Ve a la tienda Google Play o App Store. Busca la aplicación escribiendo su nombre en la barra de búsqueda.
  2. Una vez localizada, haz clic en Instalar.
  3. Finalmente, inicia sesión con tu cuenta o escribe el ID para entrar en una reunión.

¿Cómo actualizar Zoom?

Si has instalado el programa en tu ordenador, inicia sesión y haz clic en tu foto de perfil. Luego selecciona “Buscar actualizaciones”. Si hay alguna disponible, podrás instalarla desde ahí.

¿Es fácil utilizar Zoom?

Aunque Zoom es bastante fácil de usar, es muy útil conocer sus herramientas. Te recomendamos los tutoriales disponibles en su página oficial para aprovechar al máximo el programa.

¿Zoom es gratis?

Tanto la versión online como la aplicación de escritorio y móvil son gratis. No obstante, tienen ciertas limitaciones como, por ejemplo, un tiempo límite de 40 minutos por grupo. Si necesitas mayor duración, opta por una de sus licencias de pago.

¿Es mejor Zoom que Skype?

Zoom es una de las mejores alternativas a Skype para comunicarse a larga distancia. Especialmente por su cantidad de funciones y por poder usarse sin instalar nada en el equipo. También por la posibilidad de incluir a un usuario sin que tenga que crear una cuenta en la plataforma.

Además, su versión gratuita es bastante completa.

Crédito imágenes: Pixabay

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